فرآیند چیست؟
فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط بوده که محصول خاصی را به وجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون داده های خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.
فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتری ها باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند . یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد. فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.در یک تعریف معادل می توان گفت فرآیند، یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر که ورودی را به نتایج و خروجی ها تبدیل می کند.
انواع فرآیندها
سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد :
· فرآیند های مدیریتی: این فرآیند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند
· فرآیند های عملیاتی(اصلی): این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند مثل خرید، تولید، بازاریابی وفروش
· فرآیند های پشتیبانی: این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات
نفاوت میان فرآیند و وظیفه
همانند تفاوت میان جزء و کل است. وظیفه واحدی از کار است، فعالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد. در برابر، فرآیند، گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با همدیگر، نتیجه ای باارزش از دید مشتری را به بارمی آورند.
برای مثال، انجام یک سفارش یک فرآیند است( فعالیتهایی که کالا را به دست مشتری می رسانند). این فرایند از وظیفه های گوناگونی درست می شود. دریافت درخواست از مشتری، واردکردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا و یا تولید، گزینش و بسته بندی سفارش، برنامه ریزی حمل و روش ارسال کالا(زمینی، دریایی، هوایی ( و در پایان بارگیری و ارسال کالا به سوی مشتری.
هیچ کدام از این وظیفه ها به تنهایی ارزشی برای مشتری نمی آفرینند. حمل بدون بارگیری و یا بسته بندی بدون انتخاب کالاها از انبار، شدنی نیست. بررسی اعتبار مشتری به خودی خود یک تجزیه و تحلیل مالی است. تنها هنگامی که این فعالیتهای مستقل و جداگانه با همدیگر جمع شوند، ارزشی به وجود می آید.
بنابراین، فرآیند را می توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین، فرایند های کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در سازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذینفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند.
فعالیتهای موردنیاز جهت فرایندگرایی
در تعریف فرایندگرایی چنین گفته می شود که روشی است که با محور قراردادن فرایندهای کسب و کار و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد. برای اینکه یک سازمان در راه فرایندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد ذیل به کار گیرد:
الف – تشخیص فرایندها: ابتدا باید فرایندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرایندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها به اشتباه، فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرایند به حساب می آورند.
ب – شناساندن اهمیت فرایندها به همه دست اندرکاران: گام دوم شناساندن فرایندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرایندها، نام آنها، ورودیها و خروجیها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد.
ج – انتخاب معیار ارزیابی: برای اطمینان از کارکرد درست فرایندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند برحسب ضرورت برپایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرایند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرایندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم درخواهد آورد.
د – به کارگیری مدیریت فرایندگرا: سازمان فرایند محور بایستی همواره در بهسازی فرایندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فرایندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصتها در بهسازی فرایندها، و پیگیری در کاربرد فرصتها است. فرایند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.
متدولوژی شناسایی فرآیند در سازمان
روش ۷ مرحله ای زیر جهت شناسایی فرآیند ، پیشنهاد می گردد:
۱- تهیه شناسنامه فرآیند
حوزه فرایندی، گروه فرآیندی، نام و کد زیرفرآیند و منابع نیز می تواند در شناسنامه فرآیند درج گردد.
۲- مشخص کردن فعالیتهای عمده مورد استفاده (حد اقل ۵ الی ۶ فرآیند عمده از عرضه کننده ورودی ها تا تولید کننده خروجی ها)
۳- مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر و ارتباط دهنده بین فعالیتهای عمده
(توجه شود که فعالیتهای جزئی نباید آنقدر ریز باشند که فعالیتهای اصلی در آن گم شوند!)
برای بهتر مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر، پاسخ به سئوالات زیر می تواند مفید واقع شود:
الف)هدف اجرای فرآیند
· در واقع چه کاری انجام می گیرد؟
· چرا این فعالیت لازم است؟
· چه کار دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
ب) محل اجرای فرآیند
· کجا انجام می گیرد؟
· چرا در آنجا انجام می گیرد؟
· در چه جای دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
ج)ترتیب اجرای فرآیند
· چه زمانی انجام می گیرد؟
· چرا در زمان خاصی انجام می گیرد؟
این سوال برای تعیین زمان انجام مرحله مورد نظر می باشد . در بسیاری از موارد دیده شده که با تغییر زمان و موقع انجام یک مرحله از کار به سرعت کار و بهتر شدن آن کمک شده است
· درچه زمان دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
· چرا به این ترتیب انجام می گیرد؟
د) کارکنان دخیل در اجرای فرآیند
· چه کسی آن را انجام می دهد؟
· چرا توسط او انجام می گیرد؟
· چه کسی دیگری ممکن است و یا باید انجام دهد؟
ه) روش های اجرای فرآیند
· چگونه انجام می گیرد؟
· چرا به این روش انجام می گیرد؟
· آیا ممکن است یا باید به روش دیگری انجام گیرد؟
۴- ترسیم فلوچارت فرآیند با استفاده از جدول بالا
۵- بازبینی و مرور مجدد فرآیند و تعیین اصلاحات در صورت لزوم
۶- اصلاح فرآیند از طریق جداول نام برده در فوق و ترسیم مجدد نمودار فرآیند
۷-تایید نهایی توسط مدیر یا رئیس واحد موبوطه
منبع: شهریور ۱۳۸۹حمیدرضانیکخو- شیده صیادمنش http://www.pishroit.com/
:: بازدید از این مطلب : 607
|
امتیاز مطلب : 39
|
تعداد امتیازدهندگان : 11
|
مجموع امتیاز : 11
عضو شوید
عضویت سریع
آمار
وب سایت:
آمار مطالب
آمار بازدید
