نرم افزار مدیریت کیفیت - وی فلو ViFlow

 مدیریت فرآیند 

مدیریت فرآیند عبارت است از شناخت مدیریت فرآیندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. 

سیستم مدیریت فرآیند محور بر جریان کار در طول سازمان تمرکز می کند. 

این جریان کار با خواسته های مشتریان شروع می شود و با تامین رضایت مشتری که کالاها یا خدمات با کیفیتی را با قیمت مناسب و به موقع دریافت کرده است، به پایان می رسد. در واقع فرآیند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظیفه ای داخلی سازمان انجام می شود. مدیریت فرآیند محور، روابط تامین کنندگان و مشتریان را با فرآیندهای کسب و کار نشان می دهد. 

در واقع، نظام مدیریت فرآیند عبارت است از: ترکیبی از فعالیتها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآیند است و اطمینان می دهد که همه محصولات ساخته شده یکسان و مشابه اند. 

مدیریت فرآیند با در نظر گرفتن گام های مورد نیاز برای انجام کار و ایجاد ارتباط زنجیره ای بین این گام ها، سعی در یکنواخت کردن، ایجاد ثبات رویه، افزایش ارزش افزوده و مستندسازی می کند. از طریق نظام مدیریت فرآیند می توان کارایی، سودآوری و کیفیت فرآیند تولید را افزایش داد. 

نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآیند  

۱- اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و کارکنان 

۲- کاهش زمان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی 

۳- تاثیرگذاری بر کالاها و خدمات 

۴- کاهش نرخ اشتباهات 

۵-  کاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت 

۶-  برنامه ریزی به موقع 

۷- بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگوبودن 

۸- جذب و نگهداری کارکنان شایسته 

۹- مستند سازی بهتر انجام کارها 

10-افزایش کیفیت کالاها و خدمات 

از مدیریت وظیفه ای تا مدیریت فرآیندی  

عوامل حیاتی موفقیت برای گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیند محور عبارتند از: 

۱- تغییر فضای ذهنی: یکی از مشکلات فراگیر در سازمانها بخشی نگری است. به این معنا که مدیران و کارکنان هر بخش به جای توجه به منافع کل سازمان، تنها منافع واحد خود را درنظر می گیرند. مثلاً بخش تولید برای پایین آوردن هزینه تولید هرواحد اقدام به تولید حداکثر می کند، بدون درنظر گرفتن این مسئله که این اقدام ممکن است موجب انباشت موجودی کالا شود و سازمان در فروش آن مشکل پیدا کند .سازمان باید این طرزفکر را ترویج کند که تمامی مدیران و کارکنان اثر کار وتصمیم خود را بر کل سازمان درنظر بگیرند. 

۲- طراحی نقشه فرآیند: فهم فرآیند ازطریق طراحی نقشه فرآیند)مدل سازی فرآیند) تسهیل می شود. طراحی دقیق نقشه فرآیند، فرآیندها را به فعالیتهای قابل اندازه گیری تبدیل می کند و براساس آنها مسئولیتها تعیین و عملکرد طبق آنها سنجیده می شود. 

۳- اندازه گیری فرآیند: اندازه گیری فرآیند، زبانی مشترک ایجاد می کند که سازمان را قادر می سازد اهداف استراتژیک را به  کارهایی موثر در سطح عملیاتی ترجمه کند. 

 مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار

     مستند سازی و تعریف فرایندها

·          خودکار سازی اجرای فرایندها

·         شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها

·         حذف فعالیتهای غیر ضروری

·         کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا

·         همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری

·         کاهش منابع مورد نیاز

·         افزایش هماهنگی

·         افزایش رضایتمندی مشتری

·         چابکی سازمان

  چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار 

هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات ان به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد و شامل مراحل زیر است:

·          مدلسازی و طراحی ‌  

در این مرحله،‌ منطق کسب‌وکار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه بر این مبنا است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب‌وکار بهینه گردند، بلکه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌تر ساخت. به منظور مدل‌سازی کامل منطق کسب‌وکار لازم است قوانین کسب و کار را مدل‌سازی نمود که این کار از طریق موتور قوانین کسب‌وکار ممکن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین کسب‌وکار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها اعمال کرد؛ بدون آن‌که نیازی به تغییر در سایر اجزای کسب‌وکار باشد.

·          توسعه و استقرار

 بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین کسب‌وکار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. کلیه سیستم‌های قدیمی و موروثی از طریق سیستم باید به هم متصل و یکپارچه شوند. جدا بودن محل نگهداری قوانین کسب‌وکار از فرآیندهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب‌وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

·           مدیریت و تعامل‌

 پس از استقرار سیستم در سازمان، کاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌کنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی که در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای که خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، کاربران کسب‌وکار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصان IT باید فرآیندهای مکانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.

·           تحلیل و بهینه‌سازی‌

 استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس کاربران حوزه کسب‌و‌کار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از پارامترهای کلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کنند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، کاربران حوزه کسب‌و‌کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آن‌ها را اعمال کنند.

منبع:  شهریور ۱۳۸۹حمیدرضانیکخو- شیده صیادمنش   http://www.pishroit.com/