نرم افزار مدیریت کیفیت - وی فلو ViFlow

نرم افزار وی فلو یک ابزار قوی گرافیکی برای مدلسازی، تجزیه و تحلیل و مدیریت فرایندهای سازمان محصول کشور آلمان می باشد که در بازار به طور گسترده  از آن استفاده می شود.

با وی فلو مستندسازی تصویری، تجزیه و تحلیل، بهینه سازی فرآیندهای سازمان همراه با امکان نمایش فوری برای همه کاربران و ذینفعان در همه نوع دسکتاپ، تبلت و گوشی های هوشمند راهم می شود و قابل نمایش در مرورگر های رایج و سیستمهای عامل مختلف از جمله windows, android, ios می باشد  و همانند یک وب سایت عمل می کند و قابلیت مرور و حرکت در سطوح مختلف را دارد.

وی فلو می تواند به عنوان بخشی از یک سیستم مدیریت کیفیت و یا در چارچوب یک سازمان کسب و کار باشد که در آن  لازم باشد اسناد و یا اطلاعات مستند شده مدیریت شود. مدیریت در این موارد شامل آماده سازی، شناسایی، کسب اختیارات و مجوز، ذخیره، توزیع، بازیابی و کنترل نسخ و در نهایت، حفظ مستندات و مدارک باشد. در این حالت وی فلو رابط ساده فرآیند و مدیریت اسناد است. با این راه حل، شما  مدیریت  اسناد و اطلاعات مربوطه به عنوان بخشی از سازمان و در ارتباط با مدیریت فرایندها را انجام می دهید.

نمونه کاربردهای وی فلو در سازمانهای مختلف

شرکت سایپا یدک

شرکت کی اچ دی هامبولت - دفتر تهران

مشارکت سیمان ونروئلا

شرکت نوآوران صنعت موتور

 برای مدلسازی فرایندها از مجموعه نمادها یا الگوهای گرافيكي استفاده می شود تا ترسیم دياگرام هاي ساده و قابل فهم را ممكن مي سازد. براي سادگي بيشتر، عناصر گرافيكي بکار گرفته شده اند كه بيشتر کاربرانبا آن ها آشنا هستند به عنوان مثال از نماد لوزي براي نمايش تصميم گيري ها و ازنماد مستطيل جهت نشان دادن فعاليت ها استفاده شده است

برای مدلسازی فرایندهای كسب و كار در  BPMN گردش کار فرآيند بر مبناي تكنيك هاي ترسم فلوچارت بوده و از آن جا كه كار با فلوچارت ها آسان و سريع استمي تواند بر سرعت و سهولت درك فرآيندها و برقراري ارتباط بين كاربران مختلف مؤثر واقع شود.

 در حالت کلی، یک فرایندهای كسب و كار مدلسازی شده در  BPMN ، چهار جزء اصلی دارد:

1-Flow Objects  یا اشیاء جریان فرآیند

سه عنصركليدي دريك  فرایند وجود دارد كه به عنوان اشياء جريان شناخته می شوند. اين سه عنصر عبارنتد از

 رخداد یا Event

یک رخداد چیزی است که در طی  اجرای یک فرایند روی می دهد و بر جریان فرآیند تأثیر می گذارد و معمولا یک شروع کننده (trigger) یا نتیجه (result)  می باشند. آنها می توانند جریان فرایند را شروع (Start) یا قطع (Intermediate) یا  پایان (End) دهند.  رخدادها با دایره نشان داده می شوند و نوع حاشیه یا مرز انها نشان دهنده نوع رخداد است.

فعاليت یا Activity

فعالیت نشان دهنده کاری است که اجرای فرآیند های کسب و کار انجام می شود و واژه اي عمومي براي کاري که شرکت انجام مي دهد و مي تواند بصورت یک واحدی (atomic)  یا مرکب (compound) باشد. فعالیتها می توانند یک بار اجرا شوند و یا اینکه به صورت یک حلقه داخلی تعریف شده و تکرار شوند.

معمولا از مستطیل برای نشان دادن فعالیت استفاده می شود برای نشان دادن یک زیر فرایند از نماد + در مرکز و پايين مستطيل استفاده مي شود

دو نوع فعالیت  وجود دارد یکی واحد کار یا تک هسته کار (Task) و دیگری زیر فرایند (Sub Process) است.

Task واحد کاری منحصر به فردی است که در فرآیند وجود دارد که نمی توان آنرا به مرحله کوچکتری یا جزییات بیشتر تقسیم نمود

زیر فرایندها مجموعه فعالیتهایی هستند که امکان توسعه سلسله مراتبی فرآیند ها را فراهم می کند. به طوری می تواند به اجزای کوچکتر ( از طریق زیر فعالیت ) تقسیم شود. معمولا زیر فرآیندهای یک فرآیند در ترسیم فرآیند، مشخص نیستند و فقط از طریق علامت “+” می توان به زیر فرآیند بودن آن پی برد اما در برخی از مواقع، زیر فرآیند به صورت بازشده نیز نمایش داده می شود.

راه ورود و خروج (دروازه) يا  Gateway

Gateway اجزایی از مدلسازی هستند که در جریان توالی فرآیند بکار می رود تا نحوه کنترل واگرایی و همگرایی جریان فرآیند را از طریق تصمیم گیری نشان دهد و تصميم گيري (decision) ، منشعب شدن (forking) و ترکيب شدن (merging)  و بهم پيوستن (joining) مسيرها را مشخص مي کند.

 Gateway با لوزی نشان داده می شود

2- Connecting Objects یا اشیاء ارتباط دهنده

Connecting Objects برای برای اتصال اجزای جریان فرایند به یکدیگر و دیگر اطلاعات به کار می رود

سه دسته از عناصر جریان وجود دارد.
Sequence Flow  یا توالی جریان- که برای نمایش ترتیب و توالی انجام فعالیتها در یک فرآیند بکار می رود

 Message Flowیا جريان پيغام - که براي نمايش جريان پيغام ها بين دو همکار در یک فرآيند (Process Participants) به کار مي رود.  همکاران که در واقع حوزه های کاری یا نقش هاي مستقل در کسب و کار مي باشند، پيغام ها را ارسال و دريافت مي کنند. و  با استفاده از Pool جداگانه مي توان دو همکار را نمايش داد.

Association یا پیوند - که برای پیوند دادن داد ه ها، متن، و سایر Artifact(مصنوعات) با سایر اجزای جریان فرایندبکار می رود. براي نمايش ورودي ها و خروجي هاي فعاليت ها از اين شئ استفاده مي شود.

3- Swim Lanes یا خطوط شناوری (مسیر جریان) 

بسياري از متدولوژي هاي مدلسازي از مفهوم Swimlanes براي سازمان دهي فعاليت ها در گروه ها استفاده مي شود. اين نشان گرافيكي براي جداكردن مسئوليت ها يا توانايي هاي كاركردي مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد.

 خطوط شناوري به دو صورت مختلفPool  و Lane می باشند.

Pool برای مدل کردن نقش همکاران مستقل (مانند واحدهای برون سازمانی، خریدار، فروشنده و غیره) در فرآیند استفاده می شود، فعالیت هایی که در درون Pool های جداگانه رسم می شود، فرآیندهای مستقل محسوب می شوند، لذا خطوطSequence Flow مرز يك Pool را قطع نمي كند. در عين حال Message Flow بعنوان روشي براي نمايش ارتباط بين همکاران مي باشد و در نتيجه براي برقراري ارتباط بين دو Pool مورد استفاده قرار مي گيرد

در واقع Pool جعبه اي گرافيکي است براي جداکردن فعاليت ها از سايرPool ها

Lane زير قسمتي در درون يک Pool است که به صورت افقي يا عمودي در طول آن رسم مي شود.

Lane در مقايسه با Pool بيشتر به خطوط شناوري موجود در متدولوژي هاي قديمي نزديك است در حقيقت Lane براي جداكردن فعاليت هايي كه به يك واحد خاص در سازمان مربوط مي شوند، بكار مي رود یک pool می تواند شامل lane های زیادی برای دسته بندی فعالیتها در یک pool باشد Sequence Flow مي تواند مرز بين Laneهاي درون يك Pool را قطع كند، ليكن Message Flow نمي تواند بين اشياء جريان درون Lane هاي موجود در يك Pool مورد استفاده قرار گيرد.

در صورتی که فرآیندهای داخل سازمان را بخواهیم مدل کنیم، یک pool رسم می کنیم و برای هر واحد سازمانی یک lane  در آن pool قرار می دهیم. ولی در صورتیکه ارتباط سازمان با شرکای برون سازمانی را بخواهیم مدل کنیم باید از چند pool که با هم ارتباط دارند استفاده کنیم. در حالت اول ارتباطات بین laneها از طریق sequence flow و در حالت دوم ارتباط بین poolها از طریق message flow برقرار می شود.

4- Artifacts یا مصنوعات

در مدلسازی فرایندها از Artifact برای ارائه اطلاعات بیشتر در مورد نحوه ی انجام فرآیند استفاده می شود

annotation برای فراهم کردن اطلاعات تکمیلی درباره فرایند استفاده می شود. منظور همان یادداشتی است که به صورت یادآوری در مراحل مختلف مدل سازی از آن استفاده می گردد.

group برای دسته بندی کردن فعالیتهای فرایند استفاده می شود در واقع یک مکانیزم دیداری است که امکان گروه بندی را برای مستند سازی و تحلیل فراهم می کند.

data object برای نشان دادن اینکه داده، اسناد و . . . چگونه در طول فرآیند استفاده یا update می شوند، به کار می رود.

 مدل سازی فرآیند چیست؟

امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل سازی فرایندهای سازمانی می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب وکار سازمان‌ها در نظر گرفته شود.

به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرآیند گویند. هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.

مدل‌سازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرایندها و به منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.

در واقع مد لسازی فرآیندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران فرآیندها و به منظور استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید در تمام متدولوژ یها و استراتژ یهای مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران، از ابزارهای مد لسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می کنند.

سطوح متفاوتی برای مدل سازی فرآیند ها وجود دارد:

- نقشه فرآیند (فلوچارت های ساده از فعالیتها)

- توصیف فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند)

- مدل های فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآیند بتواند تجریه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجراشود)

- BPMN که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.

برخی از مهمترین مزایای استاندارد سازی علائم مورد استفاده در مدل سازی فرآیند به شرح زیر است:

• ایجاد تفکر مشترک و گروهی

• تسهیل ارتباطات

• ایجاد درک متقابل

• راهکار دسترسی به کیغیت

• راهکار بهبود مستمر

• عامل اعتماد مشتری

• عامل رضایت مشتری

• راهکار تشخیص و پیشگیری

• راهکار کنترل

• کاهش هزینه و ضایعات

افراد درگیر در تیم مدل سازی فرآیند:

۱- کارشناس کسب و کار: کسی که دانش زیادی درباره فرآیند دارد.

۲- صاحب فرآیند: فردی که مسئول اجرای کل فرآیند است و اصلاحات فرآیند را تایید می کند.

۳- مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.

۴- کارشناس مدل سازی: مسئول طراحی مدل فرآیند است.

چگونه مدل سازی کنیم؟

Top-Down (بالا به پایین): در این روش با معماری فرآیند شروع می کنیم. نخست فعالیتهای فرآیند اصلی را با جریانشان شناسایی می کنیم. سپس هر فعالیت را با جزئیات بیشتر مدل می کنیم.

Bottom-Up (پایین به بالا): در این روش با شناسایی فعالیتها شروع می کنیم. زیر فرآیندها و تراکنش های کسب و کار را مدل می کنیم و آنها را در فرآیند merge می کنیم.

Inside-Out (داخل-خارج): در این روش با فرآیندهای اصلی شروع می کنیم و آنها را با افزودن فرآیندهای پشتیبانی توسعه می دهیم.

نکته: رویکرد داخل-خارج معمولا عملی ترین رویکرد برای مدل سازی فرایند است.

مدل موجود و مدل مطلوب:

- مدل موجود (AS-IS Model): دانستن وضعیت موجود برای هر بهینه سازی در آینده لازم است. ما باید بدانیم که فرآیندی را که باید اجرا شود (فرآیند مطلوب)، مدل می کنیم یا فرآیندی را که واقعا هست.

هنگامی که فرآیند موجود را مدل می کنیم، نباید هیچ اصلاحی انجام دهیم، حتی آنهایی که آشکار هستند، بلکه باید هر اصلاحی را برای فرایند مطلوب یادداشت کنیم.

- مدل مطلوب (TO-BE Model): طراحی مدل بهینه را مدل مطلوب می‌نامیم.

چگونه یک مدل را طراحی کنیم؟

باید حداقل موارد زیر را شناسایی کنیم:

- فعالیتهای فرآیند، در سطوح مختلف جزئیات (بسته به رویکرد انتخابی)

- نقش های مسئول برای اجرای فعالیتهای فرآیند

- رویدادهایی که اجرای فرآیند را trigger کرده و رویدادهایی که جریان فرآیند را قطع می کند.

- اسناد ورودی و خروجی که در فرآیند مبادله می شوند.

- نقش های کسب و کار که بخشی از فرآیند هستند.

منبع:  شهریور ۱۳۸۹حمیدرضانیکخو- شیده صیادمنش   http://www.pishroit.com/  

 مدیریت فرآیند 

مدیریت فرآیند عبارت است از شناخت مدیریت فرآیندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. 

سیستم مدیریت فرآیند محور بر جریان کار در طول سازمان تمرکز می کند. 

این جریان کار با خواسته های مشتریان شروع می شود و با تامین رضایت مشتری که کالاها یا خدمات با کیفیتی را با قیمت مناسب و به موقع دریافت کرده است، به پایان می رسد. در واقع فرآیند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظیفه ای داخلی سازمان انجام می شود. مدیریت فرآیند محور، روابط تامین کنندگان و مشتریان را با فرآیندهای کسب و کار نشان می دهد. 

در واقع، نظام مدیریت فرآیند عبارت است از: ترکیبی از فعالیتها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآیند است و اطمینان می دهد که همه محصولات ساخته شده یکسان و مشابه اند. 

مدیریت فرآیند با در نظر گرفتن گام های مورد نیاز برای انجام کار و ایجاد ارتباط زنجیره ای بین این گام ها، سعی در یکنواخت کردن، ایجاد ثبات رویه، افزایش ارزش افزوده و مستندسازی می کند. از طریق نظام مدیریت فرآیند می توان کارایی، سودآوری و کیفیت فرآیند تولید را افزایش داد. 

نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآیند  

۱- اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و کارکنان 

۲- کاهش زمان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی 

۳- تاثیرگذاری بر کالاها و خدمات 

۴- کاهش نرخ اشتباهات 

۵-  کاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت 

۶-  برنامه ریزی به موقع 

۷- بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگوبودن 

۸- جذب و نگهداری کارکنان شایسته 

۹- مستند سازی بهتر انجام کارها 

10-افزایش کیفیت کالاها و خدمات 

از مدیریت وظیفه ای تا مدیریت فرآیندی  

عوامل حیاتی موفقیت برای گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیند محور عبارتند از: 

۱- تغییر فضای ذهنی: یکی از مشکلات فراگیر در سازمانها بخشی نگری است. به این معنا که مدیران و کارکنان هر بخش به جای توجه به منافع کل سازمان، تنها منافع واحد خود را درنظر می گیرند. مثلاً بخش تولید برای پایین آوردن هزینه تولید هرواحد اقدام به تولید حداکثر می کند، بدون درنظر گرفتن این مسئله که این اقدام ممکن است موجب انباشت موجودی کالا شود و سازمان در فروش آن مشکل پیدا کند .سازمان باید این طرزفکر را ترویج کند که تمامی مدیران و کارکنان اثر کار وتصمیم خود را بر کل سازمان درنظر بگیرند. 

۲- طراحی نقشه فرآیند: فهم فرآیند ازطریق طراحی نقشه فرآیند)مدل سازی فرآیند) تسهیل می شود. طراحی دقیق نقشه فرآیند، فرآیندها را به فعالیتهای قابل اندازه گیری تبدیل می کند و براساس آنها مسئولیتها تعیین و عملکرد طبق آنها سنجیده می شود. 

۳- اندازه گیری فرآیند: اندازه گیری فرآیند، زبانی مشترک ایجاد می کند که سازمان را قادر می سازد اهداف استراتژیک را به  کارهایی موثر در سطح عملیاتی ترجمه کند. 

 مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار

     مستند سازی و تعریف فرایندها

·          خودکار سازی اجرای فرایندها

·         شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها

·         حذف فعالیتهای غیر ضروری

·         کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا

·         همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری

·         کاهش منابع مورد نیاز

·         افزایش هماهنگی

·         افزایش رضایتمندی مشتری

·         چابکی سازمان

  چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار 

هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات ان به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد و شامل مراحل زیر است:

·          مدلسازی و طراحی ‌  

در این مرحله،‌ منطق کسب‌وکار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه بر این مبنا است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب‌وکار بهینه گردند، بلکه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌تر ساخت. به منظور مدل‌سازی کامل منطق کسب‌وکار لازم است قوانین کسب و کار را مدل‌سازی نمود که این کار از طریق موتور قوانین کسب‌وکار ممکن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین کسب‌وکار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها اعمال کرد؛ بدون آن‌که نیازی به تغییر در سایر اجزای کسب‌وکار باشد.

·          توسعه و استقرار

 بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین کسب‌وکار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. کلیه سیستم‌های قدیمی و موروثی از طریق سیستم باید به هم متصل و یکپارچه شوند. جدا بودن محل نگهداری قوانین کسب‌وکار از فرآیندهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب‌وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

·           مدیریت و تعامل‌

 پس از استقرار سیستم در سازمان، کاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌کنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی که در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای که خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، کاربران کسب‌وکار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصان IT باید فرآیندهای مکانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.

·           تحلیل و بهینه‌سازی‌

 استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس کاربران حوزه کسب‌و‌کار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از پارامترهای کلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کنند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، کاربران حوزه کسب‌و‌کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آن‌ها را اعمال کنند.

منبع:  شهریور ۱۳۸۹حمیدرضانیکخو- شیده صیادمنش   http://www.pishroit.com/  

 فرآیند چیست؟

فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط بوده که محصول خاصی را به وجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون داده های خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.

فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتری ها باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند . یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد. فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.در یک تعریف معادل می توان گفت فرآیند، یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر که ورودی را به نتایج و خروجی ها تبدیل می کند.

انواع فرآیندها 
سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد :

·         فرآیند های مدیریتی: این فرآیند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند

·         فرآیند های عملیاتی(اصلی): این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند مثل خرید، تولید، بازاریابی وفروش

·         فرآیند های پشتیبانی: این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات

 نفاوت میان فرآیند و وظیفه

همانند تفاوت میان جزء و کل است. وظیفه واحدی از کار است، فعالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد. در برابر، فرآیند، گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با همدیگر، نتیجه ای باارزش از دید مشتری را به بارمی آورند.

برای مثال، انجام یک سفارش یک فرآیند است( فعالیتهایی که کالا را به دست مشتری می رسانند). این فرایند از وظیفه های گوناگونی درست می شود. دریافت درخواست از مشتری، واردکردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا و یا تولید، گزینش و بسته بندی سفارش، برنامه ریزی حمل و روش ارسال کالا(زمینی، دریایی، هوایی ( و در پایان بارگیری و ارسال کالا به سوی مشتری.

هیچ کدام از این وظیفه ها به تنهایی ارزشی برای مشتری نمی آفرینند. حمل بدون بارگیری و یا بسته بندی بدون انتخاب کالاها از انبار، شدنی نیست. بررسی اعتبار مشتری به خودی خود یک تجزیه و تحلیل مالی است. تنها هنگامی که این فعالیتهای مستقل و جداگانه با همدیگر جمع شوند، ارزشی به وجود می آید.

بنابراین، فرآیند را می توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین، فرایند های کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در سازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذینفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند.

فعالیتهای موردنیاز جهت فرایندگرایی

در تعریف فرایندگرایی چنین گفته می شود که روشی است که با محور قراردادن فرایندهای کسب و کار و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد. برای اینکه یک سازمان در راه فرایندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد ذیل به کار گیرد:

 الف – تشخیص فرایندها: ابتدا باید فرایندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرایندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها به اشتباه، فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرایند به حساب می آورند.

 ب – شناساندن اهمیت فرایندها به همه دست اندرکاران: گام دوم شناساندن فرایندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرایندها، نام آنها، ورودیها و خروجیها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد.

 ج – انتخاب معیار ارزیابی: برای اطمینان از کارکرد درست فرایندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند برحسب ضرورت برپایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرایند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرایندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم درخواهد آورد.

 د – به کارگیری مدیریت فرایندگرا: سازمان فرایند محور بایستی همواره در بهسازی فرایندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فرایندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصتها در بهسازی فرایندها، و پیگیری در کاربرد فرصتها است. فرایند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.

متدولوژی شناسایی فرآیند در سازمان

روش ۷ مرحله ای زیر جهت شناسایی فرآیند ، پیشنهاد می گردد:

۱- تهیه شناسنامه فرآیند

حوزه فرایندی، گروه فرآیندی، نام و کد زیرفرآیند و منابع نیز می تواند در شناسنامه فرآیند درج گردد.

۲- مشخص کردن فعالیتهای عمده مورد استفاده (حد اقل ۵ الی ۶ فرآیند عمده از عرضه کننده ورودی ها تا تولید کننده خروجی ها)

۳- مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر و ارتباط دهنده بین فعالیتهای عمده

(توجه شود که فعالیتهای جزئی نباید آنقدر ریز باشند که فعالیتهای اصلی در آن گم شوند!)

برای بهتر مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر، پاسخ به سئوالات زیر می تواند مفید واقع شود:

الف)هدف اجرای فرآیند

·         در واقع چه کاری انجام می گیرد؟

·         چرا این فعالیت لازم است؟

·         چه کار دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟

ب) محل اجرای فرآیند

·         کجا انجام می گیرد؟

·         چرا در آنجا انجام می گیرد؟

·         در چه جای دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟

ج)ترتیب اجرای فرآیند

·         چه زمانی انجام می گیرد؟

·         چرا در زمان خاصی انجام می گیرد؟

این سوال برای تعیین زمان انجام مرحله مورد نظر می باشد . در بسیاری از موارد دیده شده که با تغییر زمان و موقع انجام یک مرحله از کار به سرعت کار و بهتر شدن آن کمک شده است

·         درچه زمان دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟

·         چرا به این ترتیب انجام می گیرد؟                  

د) کارکنان دخیل در اجرای فرآیند

·         چه کسی آن را انجام می دهد؟

·         چرا توسط او انجام می گیرد؟

·         چه کسی دیگری ممکن است و یا باید انجام دهد؟

ه) روش های اجرای فرآیند

·         چگونه انجام می گیرد؟

·         چرا به این روش انجام می گیرد؟

·         آیا ممکن است یا باید به روش دیگری انجام گیرد؟

۴- ترسیم فلوچارت فرآیند با استفاده از جدول بالا

۵- بازبینی و مرور مجدد فرآیند و تعیین اصلاحات در صورت لزوم

۶- اصلاح فرآیند از طریق جداول نام برده در فوق و ترسیم مجدد نمودار فرآیند

۷-تایید نهایی توسط مدیر یا رئیس واحد موبوطه

منبع:  شهریور ۱۳۸۹حمیدرضانیکخو- شیده صیادمنش   http://www.pishroit.com/   

مقدمه

در وی فلو ترسیم فرایندها بر مبنای استاندارد BPMN  که استاندارد جدیدی است که برای نمادهای مدلسازی فرآیند کسب و کار توسط موسسه BPMI  توسعه داده شده، انجام می گردد. BPMN  شامل یک نمودار یا گردش کار است که  به نام نمودار فرآیند کسب و کار  BPD شناخنه می شود.  این گردش کاربه این دلیل  طراحی شده است تا فرآیند کسب و کار  به راحتی قابل درک و  استفاده  بوده و بتوان به وسیله آن فرایندهای فرآیندهای تجاری پیچیده را مدلسازی کرد. هدف اصلی این است که نشان گذاری برای تمامی کاربران به آسانی قابل فهم باشد از جمله برای تحلیلگران کسب و کار که پیش نویس اولیه فرآیندهای توسعه را ارائه می کنند و  مسئولان فنی که  اجرای این فرآیندها را انجام دهد و  یک ابزار اصلی برای مدیریت فرایندها است که مارا قادر می سازد که به کمک آن تغییرات فرایندها را برای حصول به بهبود و بهینه سازی مدیریت نماییم .

فرآیند کسب و کار  BPM مقررات پراکنده قبلی برای مدلسازی، شبیه سازی، گردش کار و غیره را به یک استاندارد واحد تبدیل کرده است. ممکن است فکر کنید که تا قبل از این سازمانها فرایندهایشان را مدیریت نمی کرده اند ولی خیلی از سازمانها با استفاده از ترکیب یک سیستم الکتریکی با  فنون و ابزارهای دیگر فرایندهایشان را مدیریت  این تکنیکها به این دلیل عدم وجود استاندارد و کنترل ناقص در طی طول عمر فرایندها و عدم وجود راهنمایی برای طراحی و اجرای فرآیندهای کسب و کار  فقط تا حدی موفقیت آمیز بود و یا شکست خورده اند.

 ترسیم فرایند ها در وی فلو

  برای مدل کردن به سادگی اتفاقی که باعث شروع شدن فرایند می گردد و گردش کار برای انجام فرایند  و در نهایت نتیجه حاصل از اجرای فرایند مدلسازی می شود   شکل زیر نمونه ای از فزایند ترسیم شده در وی فلو را تشان می دهد

.  اگر به فرایند ترسیم شده توجه شود می توان فهیمید که چه کارهایی توسط چه افرادی انجام می شود. هر مربع نشان دهنده یک فعالیت است و هر نوار افقی نشان دهنده یک فرد یا دپارتمانهایی  در سازمان می باشد خطوط عمودی برای چیدمان بهتر فعالیتها در فرایند استفاده می شود.

ر وی فلو محل زیر فرایندها با یک سایه نشان داده می شود.  در صورتی که در برخی دیکر از نرم افزارها از علامت + استفاده می شود.

نحوه ترسیم فرایندها

در وی فلو یک نوار ابزار وجود دارد که با کشیدن و رها کردن الگو ها یا نمادهای داخل ان به سادگی فرایند را کشید. بدین ترتیب که ابتدا نوارهای افقی (دپارتمانها یا افراد مسئول) را ترسیم کرده و سپس فعالتهای فرایند را  با درگ و دراپ می کشیم. در این حین می بایست اطلاعاتی را مانند نام یا سایر جزئیات که بعدا به آنها اشاره می کنیم را در منوهایی وارد کنیم تا در بازیابی های بعدی نشان داده شوند

فعالیت ها

فعالیتها به سادگی با یک مستطیل نشان داده می شود هنگام ترسیم اطلاعاتی خواسته می شود که می بایست تکمیل شوند که در منوی زیر آورده شده است بعدا راجع به آنها بیشتر توضیح داده خواهد شد.

 تبادل اطلاعات بین فعالیتها

 جهت اجرای صحیح یک فرایند نیاز ایت بین فعالیتها و دپارتمانهای مسئول اطلاعاتی مانند نامه با فرم یا به شکلهای دیگر تبادل شود تا فعالیت بعدی اغاز شود. برای نشان دادن آنها از خطها یا فلشهایی استفاده می شود. مرحله بعدی در ترسیم فرایند نشان دادن  نحوه گردش اطلاعات می باشد

ورودی و خروحی فرایندها

برای آغاز یک فرایند نیاز به یک  ورودی یا شرط اولیه برای شروع است. ورودی هر فرایند به صورت یک فلش  نشان داده می شود. این ورودی می تواند یک درخواست یا ایمیل یا نامه یا هر چیز دیگری باشد که برای شروع یک فرایند تعریف شده است. ورودی می تواند از یک فرایند دیگر شروع شود و به آن هایپرلینک شده باشد

خروجی فرایندها همانند ورودی فرایندها هستند که می توانند باعث شروع یک فرایند دیگر شده یا به سادگی فرایند را خاتمه دهند

اطلاعات بیشتر در www.viflow.ir

 در نظامنامه کیفیت معرفی اجمالی فعالیتها و فرایندهای سازمان ارائه می شود ویا به عبارت بهتر، به منظور "مدیریت کیفیت" انجام می دهد. نظامنامه کیفیت یک سازمان می تواند برای معرفی سیستم کیفیت آن سازمان برای مشتری ها بکار رود.  حدود جزییات مربوط  به این فعالیت ها و نیز نحوه نگارش، فصل بندی و قالب عمومی آن بستگی به نوع سازمان، گستردگی آن، پیچیدگی فعالیتهای سازمان و بالاخره به سلیقه و تصمیم گیری سازمان بستگی دارد.

در مورد شکل و قالب نظام نامه، نظام واحد و یکسانی را نمی توان ارائه نمود. در بعضی از نظامنامه های کیفیت بر اساس عناصر، الزامات و بندهای استاندارد مرجع، تقسیم بندی می شوند، در حالیکه بعضی از سازمان ها ترجیح می دهند تفکیک بندی نظامنامه کیفیت را بر اساس فرآیندهای جاری خود صورت دهند.

در اکثر سازمانها از روشهای ستنی برای تدوین نطام نامه استفاده می شود. یعنی فرایندها به روش تشریحی با گردش کار تدوین و خلاصه انها در نظام نامه درج می گردد.

در برخی دیگر از سازمانها از نرم افزار هایی برای تدوین مستندات یا کنترل سوابق آنها استفاده می شود. که اکثرا به صورت برنامه نویسی یا بکارکیری تکنیکهای ساده یا استفاده از نرم افزارهای مدلسازی استفاده می شود.

شيوه‌هاي نمايش و تحليل فرايندها که روشهاي مدل‌سازي فر‌ايندهاي کسب و کار خوانده مي‌شوند، از مهم‌ترين عوامل موثر در موفقيت يک پروژه مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار هستند. مدل‌سازي فرايندها فعاليتي است که توسط تحليل‌گران فرايندها و به منظور استخراج فرايندهاي موجود و نمايش فرايندهاي جديد در تمام متدولوژي‌ها و استراتژي‌هاي مهندسي مجدد مورد استفاده قرار مي‌گيرد..

مدل‌سازي فرايندها در اصل شامل مدل‌سازي گرافيکي و روشهاي پردازش داده‌ها توسط تکنيک‌هايي نظير نمودار جريان داده و با هدف پشتيباني از توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي می باشد. اما نوعا مناسب‌ترين نشانه‌گذاري بستگي به عواملي چون هدف مدل‌سازي و افرادي که مدل‌سازي براي آنها انجام مي‌شود دارد.

در اینحا قصد داریم  شما را با  یکی  از روش هاي مدلسازي فرآيندهاي کسب وکار سازمان آشنا نماییم و  با معرفی نرم افزار  وی فلو  به عنوان یک ابزار قوی ترسیم گرافیکی و مدلسازی فرایندها است که امکان ترسیم و نمایش سریع و مطمئن فرایندهای سازمان را فراهم آورده و بستر مناسبی برای مستندسازی و مدیریت فرایندها با جزئیات و اطلاعات کامل ایجاد می نماید، ابزاری مناسب برای تدوین یک نظام نامه کیفیت الکترونیک بر مبنای ایجاد، توزیع و نمایش فرایندها به شکل فایل تحت وب در مرورگر وی فلو یا ایتنرنت اکسپلورر را آموزش دهیم که در آن کلیه اطلاعات از جمله گردش کار و سایر اطلاعات در هر مرحله  کاری  در یک فرایند در یک بانک اطلاعاتی ذخیره و در دسترس می باشد و علاوه براین نرم افزار دارای امکان لینک شدن همه فرایندها به همدیگر بوده و قابلیت جستجو و حرکت بین آنها را میسر می سازد.

برای کسب اطلاعات بیشتر و دانلود رایگان نرم افزار و یک نمونه عملی کار شده و یک نظام نامه نمونه به ادرس زیر مراجعه نمایید.

www.viflow.ir

اطلاعات بیشتر در مقالات بعدی ارائه می شود.